Invoice Currency Là Gì

Invoice là chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa và giá trị hàng hóa cho các bên liên quan.

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Certificate Invoice là hóa đơn có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp VCCI, được sử dụng để xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.

Hóa đơn trung gian (Neutral Invoice)

Trong trường hợp đơn vị bán muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên trên các loại giấy tờ pháp lý thì hóa đơn mà họ dùng được gọi là hóa đơn trung gian do người khác đứng tên.

Lưu ý, người ký hóa đơn chỉ là bên trung gian, không phải người bán hàng thực tế.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

– Người bán hàng cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trên hóa đơn.

– Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.

– Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn.

– Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chi phí giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

– Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể thực hiện số tiền chiết khấu.

– Người chiết khấu bán hàng đơn giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau.

– Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.

– Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…

Mong rằng bài viết này của Kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu hơn về Invoice trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cần tư vấn về các khóa học xuất nhập khẩu ở đâu tốt, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.

Trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của một loại chứng từ vô cùng đặc biệt, đó là invoice. Vậy invoice là gì? Nội dung trên invoice khác gì với nội dung trên hóa đơn thông thường? Quy trình lập và xuất invoice diễn ra như thế nào?

» Tham khảo: Hoá đơn điện tử là gì?

Invoice là một loại chứng từ thương mại do đơn bị bán phát hành để xác nhận giao dịch với đơn vị mua.

Invoice thường được đơn vị bán phát hành kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan (ví dụ: Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ℅,…) để thực hiện các thủ tục hải quan. Đây cũng là chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết các khiếu nại từ phía đơn vị mua liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác đi kèm.

Trong ngành xuất nhập khẩu, nội dung và hình thức của Invoice được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán, chứ không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan hải quan hay cơ quan thuế yêu cầu. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice có các thông tin cơ bản như:

- Tên invoice, mã số, thời gian lập invoice

- Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter), người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)

- Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)

- Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập

- Mô tả về thông tin hàng hóa (Tên - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền)

Về cơ bản thì invoice là một ràng buộc mang tính chất pháp lý, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả đơn vị bán và đơn vị mua. Ngoài ra, invoice còn giữ một số chức năng, vai trò khác cũng quan trọng không kém như:

- Lưu trữ hồ sơ: Bản thân Invoice đã là một loại hồ sơ hợp pháp chứng minh về việc mua/bán hàng hóa của doanh nghiệp.

- Theo dõi công nợ: Thông tin trên Invoice giúp cả đơn vị bán lẫn đơn vị mua dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán và công nợ của họ.

- Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Việc lưu giữ và phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng thị trường xem đâu là hàng hóa được tiêu thị tốt và đâu là thời gian mua hàng cao điểm. Từ đó đưa ra định hướng sản xuất và nhập hàng cho phù hợp.

» Có thể bạn quan tâm: Phí môn bài là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi đơn vị bán gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các thủ tục giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó thì hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất.

Hóa đơn thương mại bao gồm tất cả các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.

Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ phía các đơn vị bán rằng tại sao hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty bạn là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).

Hóa đơn thương mại có thể trông giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá, tuy nhiên có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà bạn chưa nhìn thấy trong bản hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ: trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.

Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)

Hóa đơn hải quan được sử dụng để tính thuế hải quan và các khoản lệ phí khác do hải quan yêu cầu dựa trên giá trị của hàng hóa.

- Bước 1: Xác định loại invoice cần lập

- Bước 2: Điền và kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng nhất, bởi không phải nhân viên nào cũng nắm rõ đầy đủ các quy định và điền đúng theo yêu cầu nên có thể dẫn đến một vài lỗi sai không đáng có.

- Bước 3: Ký số và xuất invoice

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Consular Invoice là hóa đơn được cấp bởi Đại sự quán của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Ví dụ, công ty bạn cần mua một lô hàng linh kiện của một công ty công nghệ tại Pháp thì hóa đơn lãnh sự sẽ do Đại sự quán Việt Nam tại Pháp đóng dấu và ủy quyền. Bản hóa đơn này có tác dụng thay thế cho một loại chứng từ được gọi là Giấy chứng nhận xuất xứ.

Các lưu ý khi chuẩn bị Invoice

Bất kỳ thông tin sai sót trên Invoice đều phải đánh đổi bằng tiền, và các rủi ro lớn hơn, vì thế khi chuẩn bị Invoice, các bên cần lưu ý:

- Hóa đơn thương mại invoice không có điều kiện giao hàng CIF hay điều kiện giao hàng FOB.

- Người giao hàng cho nước ngoài sẽ nhận được số tiền chiết khấu, tuy nhiên trên hóa đơn thương mại invoice đã ghi chỉ thực thu mà không phản ánh khoản chiết khấu này.

- Tính nhầm giá trị đơn hàng, phổ biến nhất trong trường hợp giá đơn hàng được tính theo điều kiện giao hàng CIF, tuy nhiên bên bán hàng lại tính giá trị đơn hàng theo giá FOB. Một số trường hợp khác không ghi chép chi tiết các chi phí phát sinh về sau.

- Hóa đơn thương mại invoice không mô tả rõ loại hàng hóa sẽ được giao dịch. Ngoài ra khi thiếu một số thông tin riêng cần phải có, theo trao đổi của hai bên.

- Chứng từ invoice phải có trách nhiệm thông báo về các bên liên quan đến giao dịch, các bên liên quan đến vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, mục đích sử dụng hàng hóa, nơi sản xuất và HS code. Đặc biệt, invoice được coi là có giá trị khi có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của người bán.

Lưu ý: HS Code là mã phân loại của hàng hóa được quốc tế quy chuẩn, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa.

Commercial Invoice là một loại Invoice, được sử dụng phổ biến nhất.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là loại hóa đơn mà bên bán sẽ gửi cho bên mua cùng các chứng từ (Vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,…) để bên mua tiến hành thanh toán. Hoá đơn này đóng vai trò rất quan trọng đối với việc giao dịch xuất nhập khẩu.

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ dùng để làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu.

- Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Hóa đơn xác nhận là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa.

- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn được gửi cùng với lô hàng và được sử dụng để mô tả các điều kiện bán hàng như: Giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thật.

- Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Hóa đơn chính thức là hóa đơn cuối cùng được gửi cho người mua dịch vụ để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn chính thức bao gồm một danh sách cụ thể hóa các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp, chi phí, ngày đáo hạn và phương thức thanh toán.

Hóa đơn chi tiết là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…

- Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)

Hóa đơn tập trung là hóa đơn dùng trong trường hợp buôn bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Họ sẽ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát.

- Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

- Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice)

Là hóa đơn tính toán trị giá hàng hóa, giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.